Die Vorbereitungen für eine Webinarserie beginnen bei uns mindestens ein halbes Jahr vor der ersten Ausstrahlung.
Zunächst einmal werden Themen gesucht. Dazu bedienen wir uns aus dem Fundus und der Projekterfahrung, die wir unter den Kolleg:innen haben. Es finden mehrere Brainstorming-Sessions statt und wir besprechen, was mögliche Themen sind, die wir präsentieren wollen. Dabei wird natürlich auch eruiert, welche Themen besonders interessant sind oder ob es Überschneidungen beziehungsweise einen inhaltlichen Bezug zu bereits ausgestrahlten Webinaren gibt.
Die Themen werden in breitere Cluster gruppiert. So wurde zum Beispiel aus mehreren möglichen Einzelthemen im Zusammenhang mit Windows der Cluster: „Ansible und Windows„.
Wir überlegen uns dann, wie wir die Cluster auf die Webinare verteilen. Das heißt, bearbeiten wir nur einen Cluster in mehreren Facetten? Dies war in der Webinarreihe im letzten Jahr der Fall. Alternativ können wir auch mehrere Themengebiete beleuchten und so ein breiteres Spektrum an Einsatzmöglichkeiten abdecken. Es ist uns dennoch wichtig, wenn möglich Anknüpfungspunkte zwischen den Webinaren zu finden und diese in den einzelnen Ausstrahlungen konsequent aufzuzeigen.
Vom Konzept zum „Drehbuch“
Sind die Themengebiete grob abgesteckt, beraten wir uns intern, wie wir diese auf mehrere Köpfe verteilen. Meistens ist dies relativ einfach, da jede Kolleg:in ein „Spezialgebiet“ hat und dies schon während der initialen Themenfindung bedient. Anderenfalls wird gewürfelt 🙂
Natürlich achten wir auf die Zeitplanung und die Verfügbarkeit einzelner Akteur:innen und versuchen, die Belastung durch mehrfache Webinare nacheinander gering zu halten.
Sind die einzelnen Veranstaltungen in ihren Überschriften definiert, setzen sich die Bearbeiter:innen daran, diese individuell inhaltlich auszufüllen. Dabei kommt es darauf an, den gesteckten Zeitrahmen für ein einzelnes Webinar nicht aus den Augen zu verlieren. Ich persönlich versuche zunächst den groben Ablauf zu planen, wobei in ich in der Regel vom praktischen Teil ausgehe und darauf aufbauend die Theorie – sprich den Foliensatz – entwickle. Für unsere Webinare ist mir der Demo-Teil sehr wichtig, denn hier wird den Zuschauer:innen anschaulich ein Konzept vermittelt.
Die Grobkonzepte zu den Inhalten besprechen wir dann wieder in großer Runde, das heißt zwischen den einzelnen Teilnehmern und dem Marketingteam. Wir versuchen Anknüpfungspunkte zwischen den einzelnen Webinaren zu finden und Erzählungen und Spannungsbögen zu erzeugen. In dem Zusammenhang wird meistens auch beraten und festgelegt, in welcher Reihenfolge die Webinare stattfinden sollen. Außerdem kann auch am Inhalt noch einmal gedreht werden, falls wir zum Beispiel aktuelle Themen und Entwicklungen mit einfließen lassen wollen.
Im Vorfeld wird meist bereits geplant, wann die Serie stattfinden soll. Was sind günstige Zeitpunkte, was sind eventuell weniger geeignete Zeiträume? Hier arbeiten wir eng mit Björn und dem Marketingteam zusammen.
Parallel dazu läuft die „Marketingmaschine“ an. Die Website wird mit den Terminen, ersten Inhalten und der Registrierungsmöglichkeit präpariert, zudem bereitet das Marketing die Kundenkommunikation vor. Hier setzen wir vor allem auf Newsletter sowie die persönliche Einladung von Ansprechpartnern, bei denen wir wissen, dass das Thema für sie von Interesse ist. Gute Erfahrungen haben wir auch mit der Eventankündigung auf LinkedIn gemacht, denn darüber konnten wir einige neue Kontakte knüpfen.
Üben, testen, nachjustieren
Nachdem die Inhalte fertig ausgearbeitet sind, besprechen wir sie wieder in großer Runde. Hier gibt es Feedback und Feinjustierungen können noch angebracht werden. Ist alles klar, können sich die Sprecher:innen individuell vorbereiten. Zum einen werden möglicherweise dedizierte Infrastruktur und Demoumgebungen benötigt. Diese werden aufgebaut und intensiv getestet, um den „Demo-Gott“ möglichst gnädig zu stimmen. Zum anderen will natürlich auch der Ablauf an sich eingeübt sein.
Vor der eigentlichen Aufnahme erfolgt das technische Setup in Zusammenarbeit mit dem Marketingteam. Die Streaming-Hard- und -Software wird eingerichtet und gegebenenfalls Szenen, Szenenwechsel oder ein individuelles Setup der Referent:innen abgestimmt. Danach gibt es mindestens einen Probelauf, um den zeitlichen Rahmen noch einmal zu checken und außerdem den Stream an sich zu prüfen.
Danach können die Aufnahmelämpchen angehen. Das Resultat findet ihr hier:
